Registro da qualidade é a informação documentada retida como evidência de que uma atividade foi realizada ou um resultado foi alcançado: relatório de inspeção, certificado de matéria-prima, lista de presença de treinamento, ata de análise crítica, ordem de produção apontada, certificado de calibração. Diferente do procedimento — que orienta e pode ser revisado —, o registro retrata um fato e não pode ser alterado.
Registros são a moeda da auditoria: praticamente toda verificação de conformidade termina em "me mostre a evidência". A ISO 9001 exige registros específicos ao longo das cláusulas (competência, calibração, análise crítica de pedido, projeto, rastreabilidade, saída não conforme, auditoria, análise crítica pela direção, ação corretiva) e exige controle: identificação, legibilidade, proteção contra perda e adulteração, recuperabilidade e tempo de retenção definido.
Na prática, defina a tabela de retenção com critério: prazo legal e fiscal, exigência contratual do cliente (setores como automotivo pedem prazos longos) e vida útil do produto. Digitalize o que é crítico — arquivo morto de papel em galpão úmido já custou certificação e causa judicial a muita empresa. E lembre: registro preenchido em lote na véspera da auditoria, com a mesma caneta e a mesma letra, é a primeira coisa que o auditor percebe.
Para aplicar este conceito no dia a dia, use a ferramenta Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001 no PrismaBiz — plataforma de gestão da qualidade do mesmo ecossistema da Anders Tech.
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