Procedimento é a forma especificada de executar uma atividade ou processo: o documento que define o que é feito, por quem, quando e com quais critérios e registros. Difere da instrução de trabalho pelo nível de altitude — o procedimento descreve o fluxo do processo entre funções (como tratamos uma não conformidade, como compramos, como controlamos documentos), enquanto a instrução detalha a execução de uma tarefa específica em um posto.
A ISO 9001:2015 não exige nenhum procedimento documentado por nome — a decisão de documentar é da organização, com base no risco: complexidade da atividade, competência das pessoas, consequência do erro, rotatividade. Na prática, empresas certificadas mantêm procedimentos para os processos do SGQ (controle de documentos, auditoria interna, não conformidade, compras, produção) porque padronizam o funcionamento e reduzem a dependência da memória das pessoas.
Na prática, um bom procedimento é escrito com quem executa, cabe em poucas páginas e usa fluxograma em vez de texto corrido sempre que possível. O teste de qualidade: uma pessoa competente e nova na função consegue executar o processo lendo o documento? Se o procedimento descreve um mundo ideal que ninguém segue, ele é passivo de auditoria — o auditor compara o escrito com o real e a diferença vira não conformidade.
Para aplicar este conceito no dia a dia, use a ferramenta Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001 no PrismaBiz — plataforma de gestão da qualidade do mesmo ecossistema da Anders Tech.
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